Quelles solutions adopter pour le télétravail ?

Le monde entier aujourd’hui télétravail, mais il semble nécessaire de poser quelques définitions et de faire un tour non exhaustif des « méthodes de télétravail » afin de faire vos propres choix. Choix qui devront être adaptés à votre budget et à la structure de votre entreprise.

Définition du télétravail

Le télétravail est une activité professionnelle effectuée en tout ou partie à distance des locaux de votre société. Le télétravail peut s’effectuer depuis le domicile, un espace de travail partagés (coworking) ou de manière nomade.

Le télétravail a été rendu possible par le développement des technologies de l’accès haut débit sédentaire (xDSL puis fibre optique) et nomade (réseau mobile 4G).

Les avantages du télétravail

Pour l’employeur

• Gain de productivité
• Réduction des frais généraux et de structure
  • La surface des locaux nécessaire à l’activité de l’entreprise est réduite
  • Les dépenses de fonctionnement (électricité, loyers, assurance de locaux…etc) se réduisent
  • L’implantation géographique de l’entreprise devient moins primordiale (transport en commun, zones cotées…)
• Augmentation de la flexibilité
• Réduction de l’absentéisme (grèves, bouchons, pandémie…)

Pour le télétravailleur

• Plus de perte de temps dans les transports
• Des économies et donc une augmentation de son pouvoir d’achat (plus de frais de carburant)
• Des horaires de travail plus souples et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie familiale
• Une réduction de la fatigue et du stress
• Une reconnaissance de son autonomie dans son travail débouchant sur une augmentation de sa motivation

Les inconvénients du télétravail

L’éloignement de ses collègues et de sa hiérarchie peut conduire le télétravailleur à se sentir isolé et réduire l’efficacité du collectif d’où le développement des outils de travail collaboratif nous allons y revenir un peu plus loin.

Le risque majeur c’est que la frontière entre la vie professionnelle et la vie privée du télétravailleur s’estompe (augmentation de la durée de travail, plus de déconnexion …)

Les différentes solutions

Il y a cinq grandes familles de solutions pour développer le télétravail au sein de votre entreprise que l’on peut classer arbitrairement :

Cloud

La solution la plus basique et donc forcément la moins sécurisée est certainement l’utilisation par le télétravailleur de son ordinateur personnel et d’un stockage sur un espace cloud pour les documents de l’entreprise.

Outre les problèmes de versions de logiciels, l’utilisation de cloud « public » (onedrive, dropbox…) rend problématique le contrôle et la sécurité des données (voire dangereuse pour l’entreprise).

Quelques améliorations peuvent être apportées à l’utilisation de cette solution : hébergement sur un cloud privé hébergé en France, antivirus managé, licence logiciel par abonnement..etc

Accès à distance sur votre poste de travail

Avec la pandémie et l’explosion du télétravail qui en a découlé, des éditeurs de solutions de télémaintenance (accès à distance sur votre poste informatique) ont rebaptisé leur logiciel en solution de télétravail.

Cela reste des logiciels de télémaintenance, qui vous donnent accès à distance à votre poste informatique, qui est physiquement présent au sein de votre entreprise.

Il faut que ce poste reste en fonctionnement en permanence (pas de mise en veille possible) et qu’il ne se bloque pas (mises à jour windows…).

Cela entraîne également une forte utilisation de la bande passante au niveau de l’entreprise et aucune économie sur la consommation l’électrique.

Il s’agit d’une solution « opportuniste » de certains éditeurs de logiciels.

Accès VPN

L’accès au serveur de votre entreprise via un « tunnel sécurisé et crypté » que l’on nomme communément tunnel VPN (Virtual Private Networks).

Dans ce mode de fonctionnement, l’ordinateur distant du télétravailleur accède aux documents partagés, à la messagerie électronique de sa société et aux logiciels métiers en s’authentifiant sur celui-ci via un logiciel établissant le tunnel VPN sécurisé.

L’accès aux documents et à la messagerie est lié à l’ouverture ou non du VPN.

Souvent les ordinateurs mis à disposition par l’entreprise dans cette configuration sont « verrouillés » afin d’obliger l’utilisateur à stocker ses documents sur le serveur de l’entreprise et à restreindre l’accès à d’autres sites ou applicatifs.

La sécurité est ici à plusieurs niveaux : sécurisation du poste distant via un antivirus géré par le serveur, l’encryptation des données dans le tunnel VPN, antivirus sur le serveur et sauvegarde des données du serveur

Ce mode de fonctionnement est souvent réservé aux grandes entreprises, aux groupes bancaire…etc

Suite applicatifs en mode hébergé

Les deux plus connus sont G-Suite de Google et Office 365 de Microsoft mais il en existe bien d’autres : Zoho, OnlyOffice, Collabora Online …etc.

Pour l’ensemble de ces suites logicielles le principe de fonctionnement est le même. Vous trouvez dans une « boîte à outils » : un espace de stockage commun et un espace personnel, des outils bureautiques vous permettant de générer vos documents, de modifier ceux de vos collaborateurs éventuellement en mode co-édition ou collaboratif, une messagerie, un tchat, calendriers et agendas partagés…etc.

Avec ses solutions, vous avez effectivement un véritable espace de travail collaboratif mais uniquement dédié à la bureautique. Pas d’accès à des logiciels métiers ou spécifiques en dehors des logiciels fonctionnant en mode SAAS (Software As A Service – logiciel à accès via Internet). L’hébergement des données de l’entreprise s’effectue sur les serveurs de l’éditeur de l’applicatif souvent à l’étranger.

Ces suites logicielles peuvent également intégrer des fonctionnalités de visioconférence.

Bureau virtuel – Bureau à distance

Dans cette configuration, vous accédez à votre bureau à distance via un accès sécurisé RDP (Remote Desktop Protocol) 256 bits en mode client /serveur (TSE). Votre « poste de travail » est délocalisé en datacentre et vous utilisez un accès itinérant à vos données, vos logiciels métiers, votre messagerie ainsi que le travail collaboratif et le partage avec vos collaborateurs.

Cette solution permet de supprimer totalement les aléas liés aux vols ou aux incidents que pourraient subir vos équipements, la sauvegarde est également automatisée et intégrée au package.

La connexion peut s’effectuer via n’importe quel type de connexion Internet (xDSL, fibre, 4G) ou d’équipement (tablette, smartphone, PC, Mac, terminal Linux).

Les collaborateurs partagent les mêmes ressources et les mêmes logiciels avec des droits d’accès distinct sur les répertoires ou sur les données. Les ressources allouées sont extrêmement flexibles et peuvent évoluer en fonction de l’activité de votre entreprise.

Conclusion

Aujourd’hui, il y a beaucoup de solutions sécurisées qui permettent à une entreprise de mettre en place le télétravail pour ses collaborateurs.

En fonction de la typologie de votre entreprise et de vos besoins, il faudra déterminer la solution la moins onéreuse mais jamais au détriment de la sécurité et de la fiabilité de l’outil.

Pour cela, il est essentiel de vous faire accompagner par un expert des systèmes d’information.