Le budget prévisionnel est avant tout la feuille de route indispensable pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille !

En tant que Directeur financier pendant 20 ans auprès de plus 40 entreprises de secteurs variés (construction/bâtiment, industrie, distribution, services aux entreprises, commerces, recherche & ingénierie) en France et à l’International, j’ai eu le plaisir de travailler pour de nombreuses entreprises de tailles différentes allant du créateur qui démarre seul au grand groupe, en passant par la TPE de 3-4 collaborateurs, la PME de 30-40 salariés ou encore l’ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire) de plusieurs centaines/milliers d’employés.

Ces années d’expériences au contact du terrain m’amènent à comparer le parcours que les entreprises empruntent à un voyage qu’il faut bien préparer. C’est pour cela du reste que je préfère comparer l’entrepreneuriat à un voyage voulu, choisi et conscientisé plutôt qu’une aventure qui laisserait la part belle à l’imprévu et l’approximation. Je reviens ici sur un élément clé de la réussite et malheureusement inexistant dans de trop nombreuses entreprises : le budget prévisionnel plus communément appelé « Budget » ou encore « Business Plan ».

Pourquoi préparer son entreprise comme on prépare un voyage ?

S’il est évident qu’avant un long voyage, il est indispensable de préparer :

• le trousseau et la valise
• les moyens de transport
• le trajet
• les moyens financiers et matériels
• l’heure de départ et l’heure d’arrivée prévues
• l’assurance rapatriement…

De la même manière, chaque dirigeant devrait prendre le temps de préparer les voyages de son entreprise et ils sont nombreux et imprévisibles par nature.

Quelles sont les questions concrètes à se poser pour élaborer un budget prévisionnel ?

Personne n’aurait pu prédire ce que nous avons vécu depuis le début du COVID.
Même si l’art de la prévision est délicat, dans tous les cas, une bonne préparation permet d’anticiper et de sécuriser son activité.

« Espérer le meilleur et se préparer au pire, c’est la règle. » (Fernando Pessoa, écrivain).

Comment ?
En répondant à ces questions :

• d’où proviendront mes revenus ? quels clients ? quels produits ou services ? quels canaux de distribution ? quelle répartition ?
• quelle est la part des revenus que j’aurai à 90-100% : contrats, commandes déjà signées ?
• quels seront les autres revenus plus aléatoires ?
• quels sont les moyens humains, techniques, informatiques et financiers dont je dispose et ceux que je dois acquérir ?
• ces moyens sont-ils suffisants en comparaison de l’activité prévue ?
• quels sont les risques auxquels j’aurai à faire face ?
• comment les prévenir ?
• quelles sont les dépenses auxquelles je vais avoir à faire face ?
• ces dépenses dépendront-elles du niveau d’activité ou bien seront-elles fixes ?
• quelle sera le niveau d’activité minimum qui permettra de couvrir les dépenses fixes ?
• dois-je investir ou au contraire réduire la voilure ?
• comment vais-je financer mes investissements ?
• comment évoluera la trésorerie ?
• quelles sont in fine les marges de manœuvre ?
• quels sont les plans B, les trajets BIS possibles ?

Répondre à ces questions permettra de partir dans les meilleures conditions. Puisque chaque nouvel exercice comptable de l’entreprise qui débute est un nouveau voyage avec son lot d’aléas, de bonnes et mauvaises nouvelles, le dirigeant qui aura pris le temps d’y répondre n’en sera que mieux préparé et pourra agir, réagir avec calme et détermination.

A contrario, ne pas anticiper des recrutements pour répondre à une forte demande des clients contraindra à embaucher dans l’urgence et la précipitation augmentant le risque d’erreurs.

Ne pas anticiper de fortes variations d’activité gâchera une partie des ressources qui seront inutilisées en période basse.

Ne pas intégrer le besoin de trésorerie générés par ces mêmes variations mettra la trésorerie sous tension…etc…

Bref la préparation est avant tout gage de sérénité.

En quoi consiste l’analyse qualitative lors de la réalisation du budget prévisionnel ?

L’analyse qualitative consiste en la formalisation du diagnostic, des axes stratégiques et du plan d’actions.

D’un point de vue technique, répondre à ces questions se traduit premièrement par une analyse qualitative de l’entreprise en utilisant une grille de lecture (parmi d’autres) comme l’analyse des forces/faiblesses/opportunités/menaces ou l’analyse des facteurs externes qui impactent positivement ou négativement l’entreprise.
L’objectif de cette analyse qualitative doit permettre de poser un diagnostic objectif et d’identifier les axes stratégiques de l’entreprise pour l’année à venir (ils peuvent être les mêmes pour plusieurs années). Le dirigeant a ainsi un nombre limité de priorités en tête qu’il convient de décliner en plan d’actions et indicateurs de performance.

Avoir posé le diagnostic et réfléchi à ses axes stratégiques, lui permet également de définir l’organisation la mieux adaptée pour répondre aux défis à venir.
Enfin avec un diagnostic, des axes stratégiques et le plan d’actions formalisés, le partage avec l’ensemble des parties prenantes (salariés, associés, partenaires externes : banque, institutions…) n’en sera que facilité.

Imaginez la scène : le départ est dans quelques semaines et vous réunissez l’ensemble des participants au voyage pour leur faire part de ce qui les attend : la destination à venir et des grandes étapes. En leur offrant de la visibilité vous réalisez ainsi un acte de management important et les embarquez avec vous. N’oubliez pas même si vous êtes seul au sein de votre entreprise, il vous faudra embarquer avec vous : famille, amis, associés, banquier, expert-comptable, clients, fournisseurs, futurs salariés…

Ne reste plus qu’à entrer dans les détails pratiques : la partie quantitative.

Quel est l’intérêt de l’analyse quantitative et des données chiffrées ?

Deuxièmement, l’analyse des chiffres de l’entreprise qui proviennent des données financières pour partie mais pas que (les données commerciales, des ressources humaines, de la communication, juridiques ont également leur importance), peuvent être fournies par les équipes internes, vous-même, l’expert-comptable, ou le directeur financier.

Une analyse quantitative donc qui doit permettre d’obtenir pour l’année à venir :

1. un compte d’exploitation,
2. un bilan,
3. un plan des investissements matériels, immatériels et de communication/marketing
4. un plan de formation et/ou de recrutement
5. un plan de financement
6. un tableau de trésorerie

En ayant réfléchi et poser sur le papier les tableaux chiffrés, l’entreprise dispose ainsi d’outils puissants de contrôle mais aussi des éléments concrets à présenter aux différents partenaires internes et externes (actionnaires, banques, clients et fournisseurs stratégiques, comité d’entreprise, représentant du personnel, expert-comptable…)

Que faut-il retenir pour bien réussir son budget prévisionnel ? Quels sont les livrables ?

Résumons-nous : comme le voyageur qui sait où il va, pourquoi, avec qui, quand et comment, le dirigeant et ce quelle que soit la taille de son entreprise a tout intérêt à se préparer également.

L’analyse qualitative doit permettre de répondre à où, pourquoi et avec qui.

L’analyse quantitative au quand et comment.

Les documents issus de ces 2 analyses sont les suivants :

1. diagnostic ou état des lieux
2. axes stratégiques
3. plan d’actions comprenant indicateurs
4. liste des principaux risques et leur prévention
5. compte d’exploitation
6. bilan
7. plan des investissements matériels, immatériels et de communication/marketing
8. plan de formation et/ou de recrutement
9. plan de financement
10. tableau de trésorerie

Ainsi équipé, le chef d’entreprise et ses équipes pourront mesurer tout au long de l’année l’avancement et le reste à faire pour atteindre la destination souhaitée dans les meilleures conditions. Ils pourront mesurer les écarts par rapport à la trajectoire prévue et les actions à réaliser pour les corriger.

Et l’année d’après ? Comme le voyageur expérimenté, le dirigeant saura mettre en œuvre sa préparation de manière encore plus efficace : plus rapidement, en ayant tous les points en tête et en tenant compte de ses expériences passées.

Alors le budget prévisionnel : vous pensez toujours que c’est pour les grandes entreprises ou un truc de financier ?