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Organiser un séminaire

Outil de management désormais indispensable à la bonne santé d’une entreprise et de ses ressources humaines, un séminaire peut être de petite, de moyenne ou de très grande envergure (d’une dizaine à plusieurs centaines de participants) selon la nature qu’on veut lui imprimer. Il se déroule en général sur plusieurs jours et dans un lieu hors du cadre professionnel habituel, qu’il s’agisse d’un lieu touristique, d’un site à l’étranger, voire même d’une station balnéaire ou de ski.

Si la fonction première d’un séminaire d’entreprise est de réunir tous les collaborateurs dans une ambiance de travail singulière pour annoncer les résultats de l’entreprise, fixer les nouveaux objectifs ou encore féliciter les collaborateurs participants à la bonne marche de la société, il prend désormais une forme plus ludique. Team Building, Team Développent, Incentive, le séminaire professionnel cherche à stimuler et récompenser les acteurs de l’entreprise qui le méritent.

L’aspect ludique devient donc primordial. Le séminaire sera donc ponctué de différentes activités et loisirs avec un but précis: créer un esprit d’équipe, une cohésion, une synergie autour d’expérience et d’objectifs communs (sports extrêmes, voyages exotiques, courses aux trésors, raids, accrobranches, etc.). Le lieu pour séminaire et les activités qui le ponctueront sont donc très important dans l’organisation du séminaire d’entreprise.

Organiser un congrès ou une conférence

Pour l’organisation d’événements tels qu’un congrès ou un colloque de A à Z, il est nécessaire de prévoir les éléments suivants :

  • transport
  • hébergement
  • repas
  • mise en page et création de votre programme
  • site internet dédié
  • recherche d’intervenants
  • gestion des inscriptions et invitations
  • animations

Nous pouvons vous proposer des concepts clés en mains mais pouvons aussi vous confectionner sur-mesure.

Team building

Comme son nom l’indique, le séminaire «team building» est un séminaire ayant pour objectif de «construire l’équipe». Renforcer la cohésion et créer un environnement favorable au travail en équipe, permettre à ses collaborateurs de se découvrir et de s’apprécier dans un cadre extra-professionnel, ce qui permettra à chaque participant de mieux mesurer la personnalité et les réactions que peut avoir son collègue de travail dans une situation donnée, ludique en l’occurrence.

L’organisation d’événements tel que des séminaires permet à l’entreprise qui l’organise de construire des équipes performantes qui fonctionnent dans une synergie positive et bénéfique à la société.

Les lieux pour séminaire d’entreprise et les activités prévues peuvent être très diverses. Voyages à l’étranger, découvertes d’activités insolites, parfois même extrême dans un cadre naturel exceptionnel (chasse au trésor, parcours accrobranche, raids, trekking, etc.), le team building demande à chaque participant un investissement au sein de l’équipe et de pouvoir se reposer sur ses équipiers, comme cela serait le cas dans le cadre professionnel. Une meilleure connaissance de soi-même comme celle de ses partenaires de jeux et de travail, tel est la vocation d’un séminaire d’entreprise version «team building».

Portes ouvertes

JPO est l’initiale couramment utilisée en raccourci pour désigner les journées portes ouvertes. L’organisation d’événements tel que des portes ouvertes permet d’accueillir le « grand public » dans des lieux qui ne lui sont généralement pas ouverts.

Les JPO peuvent être un outil marketing utilisé pour faire découvrir une offre, une activité ou un environnement (JPO écoles, JPO clubs sportifs, etc) à une population de prospects. Elles peuvent être également utilisées pour rapprocher une marque de ses clients (JPO usine).

Anniversaire

L’anniversaire client est une occasion de pratique de marketing relationnel (au sens noble du terme) qui peut également comprendre simultanément un objectif transactionnel.

L’usage marketing de l’anniversaire client n’est pas récent en soi mais les pratiques étaient cependant limitées. Elles ont connu un essor notable et une certaine banalisation depuis le développement du marketing digital qui a permis d’enregistrer une baisse considérable du coût contact.  La forme actuelle la plus courante d’utilisation de l’anniversaire client est probablement l’email d’anniversaire, mais les SMS et push notifications peuvent également être utilisés.

L’objectif d’un contact marketing généré à l’occasion de l’anniversaire du client peut être purement relationnel à travers des logiques d’image et de proximité favorisant la fidélité mais il peut comprendre une dimension transactionnelle lorsqu’une « offre d’anniversaire » est proposée.

Les pratiques s’étant banalisées, l’impact moyen du contact anniversaire s’est probablement réduit, mais l’automatisation et le coût réduit de ce type de campagne peuvent permettre d’en maintenir le ROI.

Dans certains cas, au lieu de souhaiter l’anniversaire du client, on peut lui souhaiter l’anniversaire de l’entrée en relation.

Communication événementielle

Il n’est pas nécessaire de préparer un événement de grande ampleur pour marquer les esprits surtout sur le marché local, l’important étant d’apporter auprès d’une clientèle de plus en plus pressée et exigeante l’assurance d’une réelle considération, et auprès des partenaires une confiance évidente.

Qu’il s’agisse de faire connaître son entreprise sur le secteur géographique, de faire reconnaître son identité sur le plan économique ou d’asseoir sa crédibilité grâce à son savoir-faire et/ou à la qualité de ses produits/services, l’organisation d’événements permet tout à la fois, pour peu qu’il soit préparé en gardant quelques précisions à l’esprit :

  • Ne pas quitter l’objectif de départ qui est de transmettre un message précis (quoi) à un public choisi (qui), reste primordial, le but étant d’accroître sa notoriété ainsi que son Chiffre d’affaires.
  • Penser à susciter l’intérêt et à capter l’attention afin d’optimiser l’efficacité du message par la relation directe et le face à face est une valeur à ne pas négliger. (comment)
  • Si l’entreprise n’a pas de vitrine, bureau ou local, choisir de préférence une salle géographiquement stratégique (où), non loin des autres rues commerçantes ou artisanales, sinon préférer le lieu de votre entreprise.
  • Concernant la période à choisir (quand), veiller à bien se renseigner sur les dates des événements à venir sur votre région afin de mettre tous les atouts de son côté.
  • Pour les porteurs de projet, prendre en compte l’éventualité d’une action événementielle dans une stratégie de communication globale s’avère être, en amont, un plan efficace pour ensuite pouvoir l’organiser à moindre frais.

La communication par l’événement concerne tous les secteurs d’activités que l’on soit commerçant, artisan, prestataire de services … Elle est aussi à la portée des entrepreneurs installés à domicile.

Quelques exemples réalisables :

  • inauguration d’une boutique (commerçant)
  • portes-ouvertes d’une entreprise (dans un atelier – artisan)
  • un forum-conseils (prestataires de service)
  • une campagne de fidélisation
  • une pause-café améliorée (lors de la création d’entreprise, permet de rencontrer les artisans et commerçants du quartier et de présenter son activité)

Challenge

Le challenge commercial permet de mobiliser et de mobiliser ses équipes ainsi d’accroître leurs performances commerciales.

L’organisation d’événements de ce type permet de réaliser des challenges de plusieurs natures :

le Challenge commercial : Le principe du challenge commercial est de récompenser par des dotations monétaires ou plus souvent matérielles (cadeaux, voyages,..) les meilleurs vendeurs pour une période donnée et pour un périmètre de produits ou services donné.

Défi social : les participants se prennent ou se font prendre en photo ou en vidéo en train de réaliser le défi. Selon les cas, les challenges peuvent être initiés par des célébrités, des marques ou des anonymes.

Défi vidéo : Un challenge vidéo est un défi dans le cadre duquel les participants doivent se filmer en train de réaliser le défi avant de poster leur vidéo sur les réseaux sociaux. Ils peuvent générer parfois des phénomènes d’audiences cumulées très importants par le biais de la propagation virale.

Challenge affiliés : Un challenge affiliés est un outil d’animation et de motivation d’un réseau d’affiliés inspiré des méthodes utilisées pour gérer les forces de vente. Il prend le plus souvent la forme d’un concours ponctuel récompensant les meilleurs pourvoyeurs de ventes (ou leads) ou les meilleures progressions sur une période donnée.

Challenge social de marque : Un challenge ou défi social de marque correspond à la situation où une marque lance elle-même un challenge social sur les médias sociaux. Le challenge social permet d’animer une communauté de marque, de bénéficier d’une audience à travers les retombées sociales obtenues et éventuellement de travailler l’image de marque

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Patrice DARAGON

Dirigeant fondateur – Organisation d’événements

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